基礎の基礎から教えよう!メールの書き方を研修カリキュラムに入れる際のポイント

まずは件名の作り方を教える

新入社員向けの研修では、メールの書き方に関するカリキュラムが、もはや必須となっています。LINEで短文を送り合うことに慣れきっている若年世代のために、企業側は研修でビジネス文書の基本をしっかりと教え込んでいるのです。

研修では、件名に検索しやすいワードを盛り込むことの重要性がレクチャーされる傾向があります。新入社員の頃は「お世話になっております」や「ご無沙汰しております」といったフレーズをメールの件名にするようなミスをしてしまいがちです。このような件名だと、受信した側は後で検索する際に本文の内容が見えてきません。そのためメールの本文が想像しやすい「新規事業の進捗状況について」や「新商品のネーミング会議の件」といった件名の作り方が、新入社員向けの研修で教え込まれるのです。

末尾の署名は必須であることを教える

また件名と同様に大事なのが、末尾の署名です。新入社員の中には「名刺交換をしている相手なら、メールの末尾にフルネームを打っておけばわかってもらえるだろう」と認識している人がいます。しかしメールの末尾に連絡先や所属部署などの情報が記載されていないと、受信した側は電話や郵送をする際に送信者を名刺の中から探し出す手間が生じるのです。そのため、末尾に署名がないメールはマナー違反だということが、新入社員向けの研修でレクチャーされています。場合によってはPCメールの使い方に慣れていない新入社員のために、末尾の署名を自動的に入れる方法を研修で教えなければならないケースもあります。

親切なメールと不親切なメールの違いを理解させることが、研修のポイントなのです。

社員満足、いわゆる社員が満足して仕事をするために社員教育は欠かせないものです。そして何よりその教育の形や質など、教育内容が大切です。